iPadを資料の保管庫にするには
どのような資料を保管するのか
この記事は、前回の記事の続編となっていまして…
ノートアプリ「Good Note5」の活用法について紹介しています。
もしよければ、前回の記事
「手書きをしたいならiPadが最強」も、ぜひお読みください。
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では、この「Good Note5」にどのような資料を保管するのか、
ということです。
だいたい、こういったものでしょうか。
とにかく、
紙媒体は全て「Good Note5」に保管すると考えていいと思います。
会議資料はPDFに変換して、全て保管します。
書籍は、職場に裁断機があればそれで裁断し、コピー機で一斉読み込みをして、PDF化します。
自分でやるのが難しければ、コワーキングスペースなどに行きましょう。
裁断機と自炊用(書類をスキャンして、デジタルデータ化すること)のスキャナーが置いてあります。
店員さんがいれば、使い方も教えてもらえると思います。
そして、スケジュール管理だけは、
優秀なスケジュールアプリがたくさんありますので、
そちらもいいと思います。
一応「Good Note5」にもスケジュール管理のノートがあります。
一括でまとめたいなら、それを使ってもいいかもしれません。
どうやって保管するのか
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「Good Note5」を開いた時に、こうしてフォルダ分けをしておくことをオススメします。
00,01,02…と番号をふっておくことで、よく使う順番にフォルダを整列させることができます。
ちなみに、この画面ではプライバシー保護のため、項目は書き換えさせていただきました。
だいたいこんな感じかなぁと思います。
あとは、「Good Note5」だけではなく、
「ファイル」という機能を使うのも便利です。
プレゼン資料や文書データなど、だいたい何でも保管できます。
iPadのストレージを圧迫しないよう注意は必要ですが、
128GB以上のiPadを使っていれば、おそらく余裕だと思います。
データはバックアップをとる
私はiPad Proを仕事で毎日、2年以上使用していますが、今のところ何か不具合が起きたり、データが消えたりしたことは一度もありません。
平均すると、1日で少なくとも2時間以上は使っていると思います。
多い日は8時間以上使う日もあります。
そして、
半年に1回はデータのバックアップをとっています。
本当は、月に1回くらいの方がいいかもしれません。
つまり、会議資料や自分で書いたノートのデータを、PDFに変換して外付けSSDなどに保管している、ということです。
PDFデータは軽いので、ひとつのSSDで、何年分ものデータを保存できると思います。
データが消えて焦ることのないよう、大切なデータは定期的にバックアップをとることをオススメします。
iPadは非常に便利な道具です。
様々なデータを保管して、業務を効率化できます。
しかし、
「情報漏洩の防止」だけは十分に配慮してください。
個人情報や機密情報などは、社外に持ち出さないよう注意が必要です。
(つまりiPadにも保管しない)
リスクマネジメントだけは、しっかりと意識しましょう。
おまけ情報
Pro Create(プロクリエイト)
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Apple Pencilを使うなら、このアプリは実用的だと思います。
特にイラストを描くのが好きな方には、たまらないのではないでしょうか。
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Kindle(キンドル)
KindleはiPadに無料でインストールできます。しかも…
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さらに、Amazon prime会員でなくても使えるサービスとして、
Kindle unlimitedというサービスもあります。
これは、
月額980円でかなり膨大な本を読むことができます。
和書だけでも、
12万冊以上の書籍、コミック、雑誌が読み放題です。
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Kindle unlimitedは、無料体験だけでも試してみる価値ありです。
ゆっくりと本を読める時期があるのであれば、その時期だけ無料体験をしてみたり、1ヶ月だけ契約してみたり、という使い方もいいかもしれません。